Die elektronische Patientenakte einfach erklärt

Die elektronische Patientenakte, kurz ePA, ist eine geschützte digitale Sammlung von Gesundheitsunterlagen. Gesetzlich Versicherte erhalten sie, sofern sie nicht widersprochen haben. Arztpraxen, Krankenhäuser und andere berechtigte Einrichtungen nutzen die ePA seit Oktober 2025 im Behandlungsalltag.

Die ePA ersetzt nicht das Gespräch mit der Ärztin oder dem Arzt. Sie soll wichtige Informationen besser verfügbar machen und unnötige Doppeluntersuchungen vermeiden.

Was in der ePA stehen kann

In der Akte können unter anderem Arztbriefe, Befunde, Entlassungsberichte und eine Übersicht verordneter Medikamente liegen. Welche Unterlagen bereits vorhanden sind, hängt von Ihren Behandlungen und vom Zeitpunkt der Speicherung ab. Ältere Dokumente erscheinen nicht automatisch vollständig.

Fragen Sie bei wichtigen Unterlagen nach, ob sie in die ePA eingestellt wurden. Sie können je nach Anwendung auch eigene Dokumente hinzufügen.

So erhalten Sie Einblick

Ihre Krankenkasse bietet eine eigene ePA-App an. Für die Einrichtung ist eine sichere Bestätigung Ihrer Identität nötig. Wie das genau geschieht, erklärt die Krankenkasse.

Ein Smartphone ist keine Voraussetzung dafür, medizinisch von der ePA zu profitieren. Praxen können im Rahmen einer Behandlung auf freigegebene Informationen zugreifen. Wer die Akte selbst verwalten, Zugriffe einschränken oder Dokumente ansehen möchte, kann sich von der Krankenkasse und ihrer Ombudsstelle beraten lassen.

Wer darf zugreifen?

Nicht jeder kann Ihre Akte öffnen. Ein Zugriff ist an eine Behandlung und an festgelegte Berechtigungen gebunden. In der App können Sie sehen, wer zugegriffen hat, und Zugriffe beschränken.

Bei besonders persönlichen Unterlagen können Sie einer Einrichtung den Zugriff verwehren. Bedenken Sie dabei: Eine gesperrte Information steht im Notfall oder bei einer anderen Behandlung möglicherweise nicht zur Verfügung.

Angehörige als Vertretung

Sie können vertraute Personen als Vertretung einrichten. Diese benötigen in der Regel eine eigene ePA-App ihrer Krankenkasse. Eine Vertretung kann beim Sortieren und Prüfen helfen, sollte aber nur so viele Rechte erhalten, wie wirklich nötig sind.

Besprechen Sie vorher:

• Welche Unterlagen darf die Person sehen?
• Darf sie Einstellungen verändern?
• Wie lange soll die Vertretung gelten?
• Was soll bei Unstimmigkeiten geschehen?

Eine technische Vertretung in der App ersetzt keine Vorsorgevollmacht.

Widerspruch und Datenschutz

Sie können der ePA insgesamt oder einzelnen Nutzungen widersprechen. Auch später lassen sich Entscheidungen ändern. Die Krankenkasse informiert über die verschiedenen Möglichkeiten und Fristen.

Schützen Sie den Zugang zum Smartphone mit einer Kennzahl oder einem anderen sicheren Verfahren. Geben Sie Zugangsdaten und persönliche Freigabecodes nicht telefonisch oder per Nachricht weiter. Krankenkassen und Praxen verlangen nicht überraschend am Telefon Ihr vollständiges Passwort.

Was Sie beim nächsten Arzttermin fragen können

Nehmen Sie drei einfache Fragen mit:

„Welche Unterlagen haben Sie heute in meine ePA eingestellt?“

„Ist meine aktuelle Medikamentenübersicht vollständig?“

„Welche Information wäre für die nächste Behandlung besonders wichtig?“

So wird aus der technischen Akte ein nützliches Werkzeug.

Kurze Checkliste

• ePA-App nur aus dem offiziellen App-Shop laden.
• Einrichtung bei Bedarf mit der Krankenkasse durchführen.
• Medikamentenübersicht und wichtige Befunde prüfen.
• Zugriffe und Vertretungen bewusst festlegen.
• Zugangsdaten niemals weitergeben.
• Bei Fragen die Krankenkasse oder ihre Ombudsstelle ansprechen.

Weitere aktuelle Informationen bietet die gematik zur ePA für alle.